Human Workflow Management zur Prozessautomatisierung

Moderne Human Workflow Management Systeme unterstützen in zunehmendem Maße betriebliche Abläufe, indem sie bereichsübergreifende Arbeitsschritte, die von Menschen ausgeführt werden, begleiten und unterstützen. Sie helfen bei der operativen Steuerung von Prozessen und unterstützen bei deren Standardisierung im Unternehmen.



Durch die Verwendung von BPMN 2.0 als Modellierungssprache (BPMN = Business Process Model Notation) zur Dokumentation von Prozessen ergeben sich mittlerweile ganz neue Möglichkeiten, Prozesse auf einfache Art und Weise zu automatisieren. Moderne Human Workflow Systeme können BPMN 2.0 Modell interpretieren und auch ausführen. Somit werden Prozessverantwortliche bzw. -manager in die Lage versetzt, auch ohne umfangreiches IT-Know-How schnell und einfach Workflows zu designen, anzupassen und eigenständig zu implementieren. 

Der Einsatz reicht von einfachen Freigabeworkflows bis hin zu komplexen Workflows, bei denen Informationen beispielsweise aus einem IT-System ausgelesen werden, durch unterschiedliche Abteilungen mit zusätzlichen Informationen ergänzt werden und bei Bedarf dann wieder in das ursprüngliche System oder auch Dritt-System zurückgespielt werden können. 

Stichwort

WFM

Prozesse lebendig gestalten

Human Workflow Management Systeme tragen zu einem wesentlichen Anteil dazu bei, interne Unternehmensprozesse zu digitalisieren. Sie sind nicht als ersetzende Systeme zu sehen, sondern als ergänzende Systeme. Sie können wie ein Layer über die bestehende System-Landschaft gelegt werden und somit dabei helfen, systemische Brüche in Prozessen zu überbrücken.

Mehrwerte entstehen insbesondere dadurch, dass jederzeit Transparenz vorliegt, wo und in welcher Abteilung bzw. bei welcher Person sich gerade eine Aufgabe befindet (Echtzeit-Monitoring = Business Activity Monitoring), wie lange die Durchführung einer Aufgabe dauern darf oder gedauert hat und wo evtl. eine Aufgabe mehrfach durchlaufen musste.

Durch die Gewinnung und die anschließende Analyse entsprechender Daten bzw. Kennzahlen (Business Activity Reporting) kann dann eine durch Zahlen, Daten und Fakten gestützte Optimierung der Prozesse erfolgen.

Wir sehen insbesondere in den administrativen Bereichen die Möglichkeiten, Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung von bis zu 30% durch den Einsatz von modernen Workflow Managementsysteme zu realisieren.

Als Ihr "Technologie- und Beratungspartner " unterstützen wir Sie bei der technischen Implementierung und Einführung eines solchen Systems und übernehmen auf Wunsch auch die Umsetzung und Automatisierung Ihrer Prozesse bzw. Workflows.

Hierbei unterstützen wir Sie gerne vollumfänglich in den drei Workflow-Lifecycle-Phasen Design, Automate und Improve.

Prozess Modellierung (BPM Software)

Die Modellierung des zu automatisierenden Prozesses erfolgt einfach und unkompliziert in einer BPM-Suite. Wichtig ist, dass die BPM Suite BPMN 2.0 unterstützt. Das Prozessmodell wird dann noch um notwendige Automatisierungs-Parameter angereichert und kann problemlos in die Workflow-Engine eingespielt werden.

Workflow / Prozess Automatisierung

Zur Automatisierung kann der Prozess über entsprechende Schnittstellen direkt in die Workflow-Engine eingespielt werden. Auch ein manueller Upload steht zur Verfügung, sollte die BPM Suite über keinen direkten Connector verfügen. Einmal eingespielt ist der Prozess sofort ausführbar.

Flexibler Start von Prozessen

Prozesse können direkt in der Workflow-Engine gestartet werden. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Prozess über einen externen Trigger, wie beispielsweise ein Webformular zu starten.

Prozessbegleitende Formulare

Es besteht die Möglichkeit, prozessbegleitende Formulare (Smartforms) einzubinden. Die Formulare können sich dynamisch je nach Prozessfortschritt aufbauen. Darüber hinaus kann individuell bestimmt werden, ob eine entsprechende Bearbeitungsgruppe alle Informationen einsehen bzw. verändern darf.

Nachrichten und Mitteilungen

Am Prozess beteiligte Personen erhalten automatisierte Nachrichten bzw. Mitteilungen, wenn eine neue Aufgabe für sie vorliegt. Darüber hinaus können auch Statusmeldungen automatisch an zu informierende, aber beispielsweise nicht am Prozess beteiligte Personen verschickt werden. 

Eskalations-Management

Über ein individuell modellierbares Eskalations-Management kann jeder Aufgabe eine Bearbeitungszeit zugewiesen werden. Sollte eine Bearbeitungszeit überschritten werden, können automatisierte und vordefinierte Reminder-Mails und Eskalationsnachrichten an den Mitarbeiter oder die jeweilige Führungskraft versendet werden.

Business Activity Monitoring (BAM)

Über das BAM liegen dem Prozessmanager Echzeitinformationen zu jeder aktuell laufenden Prozessinstanz vor. Informationen, wo sich der Prozess aktuell befindet, wie lange die Bearbeitung gedauert hat und wieviel Zeit evtl. für eine Aufgabe noch verbleibt, kann über eine Gant-Darstellung jederzeit eingesehen werden.

Business Activity Reporting (BAR)

Konfigurierbare Dashboards und Berichte liefern dem Prozessmanager zu jederzeit entsprechende Prozess-KPI´s, welche für die operative Steuerung und zur nachgelagerten Analyse verwendet werden können.