Schon lange geht es beim Content Management nicht mehr nur darum, die Webseiten-Inhalte zu pflegen. Die Systeme werden immer komplexer, die Auswahl wächst. In diesem Artikel liefern wir Ihnen einige wichtige Punkte, die ihnen bei der Auswahl des richtigen CMS Orientierung bieten.

1. Das CMS muss Ihre strategischen Ziele stützen

Ob lizenzfreie Open Source-Lösung oder lizenzpflichtiges CMS; ein System in der Cloud oder eine On-Premise-Lösung: Ihre unternehmerischen Ziele sollten bei der Auswahl des CMS im Mittelpunkt stehen. Alles andere spielt eine Nebenrolle. Das CMS verwaltet nicht nur Ihre Inhalte, sondern muss Ihnen auch helfen, in Zeiten von Content Marketing, Social Media und Content-Personalisierung aktiv Ihre Ziele zu verfolgen.

Dazu gehört auch, dass sich das System optimal in Ihre Strategie einpassen lässt, um nicht nur die Webseite, sondern auch andere Kanäle zu gestalten. Ein CMS sollte also den Vertrieb von Inhalten über zusätzliche Kanäle wie etwa Twitter und Facebook, Ihren Newsletter oder direkte Vertriebskontakte ermöglichen. So können unterschiedliche Nutzer mit ihren unterschiedlichen Nutzungsverhalten über die jeweils passenden Vertriebskanäle erreicht werden.

2. Content muss einfach und schnell migrierbar sein

Auch wenn viele Content Management Systeme Schnittstellen für die Migration Ihrer bisherigen Inhalte bieten, ist damit nicht gleich gesagt, dass der Umzug auch mit überschaubarem Aufwand vonstatten geht. Das neue CMS bringt Ihnen wenig, wenn sie sich über mehrere Monate mit dem Umzug bestehender Inhalte beschäftigen müssen.

3. Nutzerfreundlichkeit für Online-Redakteure

Auch ein technisch perfektes System wird mehr Probleme bereiten als Vorteile bieten, wenn die zuständigen Mitarbeiter und Redakteure nicht gerne und flüssig damit arbeiten. So wie Ihre Webseite auf Nutzerfreundlichkeit optimiert sein muss, sollte auch das Backend Ihres CMS Spaß bei der Bedienung machen – und effizientes Arbeiten ermöglichen.

Unübersichtliche, staubtrockene Oberflächen gehören in der CMS-Welt der Vergangenheit an. Nur so schaffen Sie optimale Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern, und stellen reibungslose Prozesse im Tagesgeschäft mit ihrem Content Management System sicher.

Tipp: Manche Systeme ermöglichen die Gestaltung der Inhalte mit “Inline Editing”, also der Bearbeitung des Contents direkt auf der Webseite. Das beschleunigt redaktionelle Prozesse zusätzlich und macht die Pflege von Inhalten oft noch einfacher. Durch diese Funktion fällt der Umweg von Backend zum Frontend weg und der Redakteur sieht den Output direkt im Arbeitsprozess.

4. Stimmen die technischen Basisfunktionen?

Neben ansprechender Optik und tadelloser Usability sollte ein CMS natürlich technisch überzeugen. Zu wichtigen Basisanforderungen gehört etwa die Möglichkeit, Content an verschiedenen Stellen im Unternehmen oder auf der Website mehrfach zu verwenden, ein detailliertes Rollenmanagement für Redakteure sowie offene Schnittstellen. So kann das CMS mit anderen Systemen zusammenarbeiten, wodurch ebenfalls effizientere Arbeitsprozesse möglich werden.

5. Das System muss bereit für die Personalisierung von Inhalten sein

Nutzer wollen Zeit sparen und schnell genau das finden, was sie suchen. Die Antwort ist die Personalisierung von Inhalten. Ihr CMS sollte auf diesen Trend zumindest vorbereitet sein. Durch Verschlagwortung und spezielle Navigationselemente für den angebotenen Content erleichtern Sie Kunden und Lesern die Bedienung und können obendrein aus dem individuellen Nutzerverhalten Rückschlüsse ziehen.

6. Soll der CMS-Anbieter auch technischen Support übernehmen?

Einige CMS-Anbieter bieten ihren Nutzern eigenhändig Support an. Das macht insbesondere für Unternehmen Sinn, die keinen eigenen CMS-Experten im Haus haben. Ob Ihr bevorzugter CMS-Anbieter solche Unterstützung anbietet, sollten Sie bei Bedarf prüfen.

7. Macht ein spezialisierter Anbieter Sinn?

Ein Automobilkonzern hat andere Anforderungen als ein Stromanbieter. Immer mehr CMS-Häuser spezialisieren sich deshalb und entwickeln branchenspezifische Funktionen fürs Content Management. CMS-Experten für Ihre Branche sind in jedem Fall einen Blick wert und sollten in Ihre engere Auswahl fallen.

8. Erstellen Sie einen präzisen Anforderungskatalog

Bevor Sie sich mit den einzelnen Funktionen eines CMS beschäftigen oder gar eine Verkaufspräsentation über sich ergehen lassen, sollten Sie selbst einen Anforderungskatalog mit Ihren Wünschen an das Content Management System erstellen. Was muss das System wirklich können? Danach können Sie diese Kriterien mit den verschiedenen Angeboten abgleichen und wissen schneller, welche CMS überhaupt infrage kommen.

So setzen Sie Prioritäten und verhindern, sich von überflüssigen Funktionen blenden zu lassen. Behalten Sie diese Prioritäten und Kriterien auch im Blick, wenn Sie sich die verschiedenen Lösungen persönlich präsentieren lassen. Lassen Sie sich jene Funktionen genauer vorstellen, die sich mit Ihren Anforderungen decken. Nur so können Sie objektiv vergleichen und richtig entscheiden.

9. Vorsicht vor voreiligen Entscheidungen

Bei der Auswahl des richtigen Content Management Systems sollten Sie sich Zeit nehmen. Ein schneller Vergleich, dem ein zügig erteilter Auftrag folgt, sorgt in den meisten Fällen für überflüssige Kosten im Nachgang, weil das System nicht passt. Setzen Sie nicht auf das erstbeste Modell, sondern behalten Sie Ihre firmeneigenen speziellen Bedürfnisse im Blick.

Es gibt viele Listen, die angeblich einen Überblick aller CMS-Anbieter bieten. Aber gerade die oben erwähnten branchenspezifischen Lösungen sind in solchen Überblicken selten dabei. Listen und Vergleiche sollten Sie nur zur groben Orientierung nutzen, weil sie selten einen lückenlosen Überblick bieten - und schon gar nicht einen Test des Systems ersetzen können.

10. Nur Testläufe zeigen, ob ein CMS für Sie das Richtige ist

Vor dem Kauf sollten Sie die favorisierten CMS von den späteren Anwendern, also von Ihren Online-Redakteuren testen lassen. Denn nur im simulierten Tagesgeschäft wird deutlich, ob das Content Management System für Ihr Unternehmen wirklich geeignet ist.

11. Kontaktieren Sie einen CMS-Experten

Recherchieren Sie selbst, erstellen Sie einen präzisen Anforderungskatalog und greifen Sie bei Bedarf auf das Wissen einer CMS-Agentur zurück. Eine unabhängige CMS-Beratung kann Ihnen mit einer neutralen Bewertung der angebotenen Content Management Systeme helfen, Ihnen neue Vorschläge liefern und gemeinsam mit Ihnen Ihre tatsächlichen Anforderungen identifizieren. Außerdem haben Dienstleister praktische Erfahrung und können einordnen, welches CMS sich für welches Unternehmen in einer bestimmten Branche eignet.

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Mit den Tipps dieses Artikels können Sie die verschiedenen Content Management Systeme besser bewerten und einschätzen, ob sich ein bestimmtes CMS für Ihr Unternehmen eignet. Auf welche Funktionen Sie Wert legen, sollte vor allem von Ihren strategischen Zielen abhängen und wie das System später genutzt wird – gute Usability und einfache Bedienung sind in jedem Fall Pflicht für reibungsloses Tagesgeschäft mit dem CMS. Aber nicht nur die Optik macht’s: Die oben vorgestellten technischen Basics und auch Möglichkeiten zur Personalisierung und Mehrfachverwertung von Inhalten sollte heute jedes Enterprise CMS mitbringen.